Każdemu telefonowi nadaj numer zlecenia. Zapisuj przyjęcie, diagnozę, aktualną wycenę i zgodę, użyte części, etap naprawy, testy oraz wydanie w jednej historii. Kolejka powinna od razu pokazywać, które telefony czekają na klienta lub część.
Co powinna zawierać karta naprawy
- Tożsamość sprawy: numer zlecenia, model, IMEI lub numer seryjny i data przyjęcia.
- Kontakt: dane klienta i zapis wysłanych wiadomości; dostęp tylko dla pracowników, którzy ich potrzebują.
- Praca: zgłoszony objaw, diagnoza technika, wykonane czynności i wyniki testów.
- Decyzje: każda wersja wyceny, odpowiedź klienta i data tej odpowiedzi.
- Części: kod, ilość, koszt i powiązanie z konkretną naprawą.
- Zamknięcie: data gotowości, forma rozliczenia, numer dokumentu i data wydania.
Przyjęcie telefonu tworzy pierwszą część tej historii. Nie mieszaj objawu klienta z późniejszą diagnozą.
Statusy, które prowadzą do następnego działania
- 01PrzyjęteTelefon czeka na diagnozę. Widać datę przyjęcia i przypisanego technika.
- 02Wycena do decyzjiWidać cenę, zakres i kiedy klient dostał wiadomość. Brak odpowiedzi jest osobnym zadaniem do sprawdzenia.
- 03W naprawie lub czeka na częśćPrzy braku części zapisz jej kod i dostawcę; po dostawie sprawa wraca do pracy.
- 04Gotowe do odbioruTechnik zamknął testy, klient dostał informację. Telefon leży w miejscu dla gotowych urządzeń.
- 05Wydane albo do zwrotu bez naprawyZapisałeś datę wydania i rozliczenie. Odmowa wyceny nie może zniknąć z historii.
Sam status nie wystarczy. W widoku kolejki pokaż krótką przyczynę postoju: „czeka na zgodę”, „brak wyświetlacza” lub „test ładowania”. Takie szczegóły zgłaszali użytkownicy programów serwisowych na Elektrodzie.
Części i decyzje powiąż ze zleceniem
Nie zmniejszaj stanu magazynowego bez wskazania naprawy. Zapisz, który pracownik użył części i w jakiej ilości. Jeśli jej brakuje, kolejka powinna pokazać telefon oczekujący na dostawę; po przyjęciu dostawy sprawdź, które zlecenia można wznowić.
Przy zmianie zakresu nie nadpisuj bez śladu wcześniejszej wyceny. Nowa kwota i nowa odpowiedź klienta pozwalają później odtworzyć, na co faktycznie się zgodził. Podobnie zachowaj datę oraz wynik testu po naprawie.
Pięć minut przeglądu kolejki
Na otwarcie serwisu sprawdź kolejno: telefony bez diagnozy, wyceny bez odpowiedzi, zlecenia czekające na części, gotowe telefony bez odbioru i terminy zagrożone opóźnieniem. Dla każdej pozycji zapisz następny ruch i osobę odpowiedzialną.
Raz w tygodniu porównaj liczbę przyjętych, gotowych i wydanych urządzeń oraz czas od przyjęcia do gotowości. Dopiero gdy dane są kompletne, raport pokazuje faktyczne wąskie gardło. Karta ocen programu pomaga sprawdzić tę drogę na demo.
Częste pytania
Czy Excel wystarczy do ewidencji napraw?
Przy kilku zleceniach i jednej osobie może wystarczyć. Ustal jednak jeden numer sprawy, miejsce na decyzje klienta oraz sposób przechowywania dokumentów i kopii danych.
Ile statusów warto mieć na początku?
Tyle, ile prowadzi do różnych działań. Pięć głównych etapów zwykle łatwiej utrzymać niż kilkanaście podobnych nazw.
Co zrobić z telefonem czekającym na część?
Oznacz go osobnym statusem, zapisz potrzebną część i datę zamówienia. Po dostawie wróć do zlecenia i poinformuj klienta, jeśli termin się zmienił.
Czy odmówioną wycenę usuwać z kolejki?
Nie. Zostaw decyzję i datę w historii, przenieś sprawę do zwrotu bez naprawy, a przy wydaniu zamknij ją zgodnie z ustalonym rozliczeniem.
Jak klient ma sprawdzić status?
Może otrzymać numer zlecenia i link do jego przebiegu lub wiadomości przy ważnych zmianach. Nie pokazuj w widoku publicznym kodu blokady ani danych wewnętrznych.
Co warto mierzyć co tydzień?
Liczbę przyjęć, napraw gotowych i wydanych, czas naprawy, kolejkę części oraz odsetek wycen bez odpowiedzi. Zacznij od miar, które prowadzą do konkretnej decyzji.
Jedna historia każdego telefonu
Fixomat łączy kolejkę, wycenę klienta, części i wydanie w jednym zleceniu. Status można sprawdzić przez link, a ważne zmiany wysłać SMS-em.