Darmowy program do serwisu wystarczy, jeśli pracujesz sam albo we dwoje, przyjmujesz kilka telefonów dziennie i nie potrzebujesz z niego SMS-ów ani faktur. Zanim wpiszesz do niego dane klientów, sprawdź w regulaminie limit zleceń i użytkowników, koszt SMS-ów, eksport danych i to, co się dzieje po przekroczeniu limitu. Okres próbny to nie darmowy program: po jego końcu płacisz albo tracisz dostęp.
Fixomat nie ma darmowego planu, a ten poradnik przygotował jego zespół. Nie porównujemy tu konkretnych produktów, bo warunki darmowych planów zmieniają się częściej niż artykuły. Zamiast tabeli z cudzymi cennikami dajemy dwa kalkulatory, w które wpiszesz warunki sprawdzone u dostawcy.
Cztery rodzaje „za darmo”
| Rodzaj | Ile płacisz | Na co uważać |
|---|---|---|
| Darmowy plan | 0 zł abonamentu, zwykle z limitem zleceń, użytkowników albo funkcji | Co się dzieje po przekroczeniu limitu, czy SMS-y są płatne osobno, czy eksport danych działa w darmowym planie |
| Okres próbny | 0 zł przez określoną liczbę dni, potem abonament | Czy po końcu okresu dane zostają i czy wyeksportujesz je bez płacenia |
| Open source na własnym serwerze | 0 zł licencji; płacisz za serwer i czas na utrzymanie | Kopie zapasowe, aktualizacje i bezpieczeństwo danych klientów są po Twojej stronie. Sprawdź, czy są polskie dokumenty i faktury |
| Arkusz (Excel, Arkusze Google) | 0 zł albo w ramach pakietu biurowego | Brak SMS-ów, podpisów i historii zmian. Łatwo nadpisać wiersz. Wystarcza przy kilku zleceniach dziennie |
Czy darmowy plan wystarczy Twojemu serwisowi
Wpisz, ile zleceń przyjmujesz i ile osób będzie pracować w programie. Obok wpisz limity z regulaminu planu, który sprawdzasz. Kalkulator pokaże, co się mieści, a czego brakuje. Liczby w polach są przykładowe.
Limity planu a Twój serwis
Co sprawdzić w regulaminie, zanim wpiszesz dane klientów
- Limit zleceń. Czy jest miesięczny, czy łączny, i czy stare, zamknięte zlecenia się do niego liczą.
- Przekroczenie limitu. Czy program zablokuje nowe zlecenia, doliczy opłatę, czy przełączy Cię na płatny plan.
- SMS-y. Czy są w planie, ile kosztuje jedna wiadomość i czy SMS z polskimi znakami liczy się jako dwie albo trzy.
- Eksport. Czy w darmowym planie pobierzesz klientów i historię napraw do pliku (CSV albo XLSX).
- Dane osobowe. Czy dostawca podpisuje umowę powierzenia przetwarzania danych i gdzie trzyma dane klientów.
- Koniec planu. Co się stanie z danymi, jeśli dostawca wycofa darmowy plan albo zamknie program.
Przykład: miesiąc w dwuosobowym punkcie
Poniższe liczby to założenia do przykładu. Podmień je na swoje w kalkulatorach.
- Przyjęcia dziennie12
- Dni pracy w miesiącu25
- Zlecenia w miesiącu300
- SMS-y na zlecenie przyjęcie i „gotowe”2
- Części na SMS polskie znaki, dłuższa treść2
- Części SMS w miesiącu1200
- Założona cena części SMS0,10 zł
Gdyby darmowy plan miał limit, powiedzmy, 50 zleceń miesięcznie, przy 12 przyjęciach dziennie skończyłby się piątego dnia. SMS-y bez polskich znaków mieszczą się w tym przykładzie w jednej części, więc kosztowałyby 60 zł zamiast 120 zł.
Darmowy czy płatny: rachunek miesiąca
Darmowy plan nie ma abonamentu, ale może kosztować czas: ręczne SMS-y, przepisywanie do faktur, szukanie zleceń w zeszycie. Wpisz swoje liczby. Domyślne wartości są przykładowe, to nie są ceny rynkowe.
Darmowy czy płatny plan
Godziny ręcznej pracy możesz oszacować w kalkulatorze godzin przy ladzie.
Kiedy darmowe narzędzie wystarczy, a kiedy nie
Wystarczy, gdy
- pracujesz sam albo we dwoje przy jednej ladzie,
- przyjmujesz kilka telefonów dziennie,
- klienci odbierają telefony bez przypominania,
- faktury wystawiasz rzadko i w osobnym programie.
Przestaje wystarczać, gdy
- te same dane wpisujesz w dwa albo trzy miejsca,
- telefony „czy już gotowe” zabierają codziennie więcej niż pół godziny,
- części trzeba rezerwować pod konkretne zlecenia,
- kilka osób pracuje na tych samych zleceniach i trzeba wiedzieć, kto co zmienił.
Jeśli zostajesz przy papierze albo arkuszu, zacznij od porządnych wzorów: zlecenia przyjęcia i protokołu serwisowego. Oba są bez opłat i bez rejestracji.
A Fixomat?
Fixomat nie ma stałego darmowego planu, ma za to 30-dniowy okres próbny bez karty. Potem kosztuje 99 zł netto miesięcznie za punkt serwisowy, wszyscy pracownicy są w cenie, a umowę wypowiadasz w każdej chwili. W abonamencie jest 100 SMS-ów miesięcznie, kolejne kosztują 0,15 zł netto. Jeśli po okresie próbnym nie zostajesz, nic nie płacisz, a eksport danych do Excela możesz pobrać jeszcze przez 30 dni. Konto zakładasz sam na fixomat.pl, a pełne warunki są w Regulaminie.
Częste pytania
Czy darmowy program wystarczy jednoosobowemu serwisowi?
Często tak, jeśli przyjmujesz kilka telefonów dziennie i mieścisz się w limicie zleceń. Sprawdź jeszcze, czy wydrukujesz z niego kwit dla klienta i czy wyeksportujesz dane, gdy zechcesz zmienić program.
Co sprawdzić przed zapisaniem danych klientów?
Czy dostawca podpisuje umowę powierzenia przetwarzania danych, gdzie są przechowywane dane, czy możesz je wyeksportować w każdej chwili i co się z nimi stanie po zamknięciu konta albo wycofaniu darmowego planu.
Kiedy kończy się bezpłatny dostęp?
W okresie próbnym po określonej liczbie dni, zwykle podanej przy rejestracji. W darmowym planie po przekroczeniu limitu albo gdy dostawca zmieni warunki. Zapisz sobie datę końca okresu próbnego i sprawdź, czy dane zostaną dostępne po jego zakończeniu.
Czy arkusz Excel wystarczy do ewidencji napraw?
Przy kilku zleceniach dziennie tak. Arkusz powinien mieć numer zlecenia, datę, klienta, telefon, model, IMEI, usterkę, cenę, status i numer protokołu. Podpisy i opis stanu zostają wtedy na papierowym zleceniu.
Czy darmowy program wystawi faktury do KSeF?
To zależy od programu i planu, więc sprawdź to w opisie planu. Jeśli program tego nie robi, fakturę możesz wystawić w innym programie albo w bezpłatnych narzędziach Ministerstwa Finansów. Od 1 stycznia 2027 roku KSeF obejmuje także najmniejsze firmy. Szczegóły dla swojej firmy ustal z księgową.
Czy przeniosę dane z darmowego programu do płatnego?
Tylko jeśli darmowy program pozwala na eksport, a nowy na import. Zapytaj obu dostawców o format pliku i przed przenosinami zrób próbny eksport kilku zleceń.
Fixomat: konto zakładasz w dwie minuty
Przyjęcie z podpisem i zdjęciami, szyfrowany kod blokady, SMS o statusie, magazyn części i faktury prosto do KSeF. Napisz, co przeszkadza przy ladzie, a poprawimy to.