Zlecenie serwisowe to dokument przyjęcia urządzenia do naprawy. Zawiera dane klienta, markę, model i IMEI, stan telefonu przy przyjęciu, zostawione akcesoria, usterkę opisaną słowami klienta, zakres diagnozy lub naprawy, wstępną cenę i termin. Podpisuje je klient i osoba przyjmująca, a klient dostaje kopię.
Wzór do pobrania
- PDFPusty wzór, 2 strony A4
- DOCXDo edycji w Wordzie
- DOCXWypełniony przykład, dane fikcyjne
- A4Otwórz i wydrukuj z przeglądarki
Co zapisać przy przyjęciu telefonu do naprawy
Przyjęcie trwa przy ladzie kilka minut, więc wzór ma tylko pola, które później się przydają.
- 01Numer zlecenia, data i godzinaNumer, który klient poda przez telefon. Format w rodzaju ZS/2026/0148 łatwo przeczytać na głos.
- 02Klient i kontaktImię i nazwisko albo firma, numer telefonu i zgoda na SMS o statusie. NIP tylko wtedy, gdy klient chce fakturę.
- 03Urządzenie i IMEIMarka, model, kolor i IMEI (kod *#06# albo ustawienia telefonu). Zapisz go, zanim oddasz telefon klientowi do odblokowania.
- 04Stan urządzeniaKażde uszkodzenie osobno: co, gdzie i jak duże. Do tego zdjęcia i ich liczba zapisana na zleceniu. „Stan dobry” nic nie znaczy przy reklamacji.
- 05AkcesoriaCo zostaje w serwisie: karta SIM, karta pamięci, etui, ładowarka. I czego klient nie zostawił, żeby przy odbiorze nie było pytań.
- 06Usterka słowami klientaZapisz to, co mówi klient, na przykład „po upadku ładuje tylko po kablu”. Diagnozę technik dopisze osobno.
- 07Blokada ekranuRodzaj blokady i informacja, czy klient podał kod. Samego kodu nie wpisuj na kopii dla klienta ani do zeszytu. Jeśli technik go potrzebuje, zapisz go osobno i usuń po wydaniu.
- 08Zakres i cenaCzy to sama diagnoza, czy od razu naprawa. Wstępna cena, opłata za diagnozę przy rezygnacji, zgoda na części zamienne.
- 09TerminLiczba dni roboczych i data, od której ją liczysz. Termin liczony od akceptacji wyceny jest jasny dla obu stron.
- 10PodpisyKlient podpisuje stan i akcesoria, przyjmujący podpisuje przyjęcie. Klient dostaje kopię albo zdjęcie zlecenia.
Jak opisać stan telefonu i akcesoria
Opis stanu chroni obie strony. Klient widzi, że pęknięcie zostało zauważone, zanim ktokolwiek otworzył telefon. Ty masz podpis pod listą uszkodzeń, gdy przy odbiorze padnie pytanie o nową rysę.
- Opisuj po kolei: ekran, tył, ramka, przyciski, gniazdo, aparaty. Tak nic nie umknie.
- Podawaj miejsce i wielkość: „rysa ok. 20 mm, prawy dolny róg ekranu”.
- Przy kliencie sprawdź, czy telefon się włącza, ładuje i reaguje na dotyk. Zapisz wynik.
- Kartę SIM i kartę pamięci wyjmij przy kliencie i schowaj razem z akcesoriami w woreczku z numerem zlecenia.
Kreator opisu stanu
Wybierz element, uszkodzenie, miejsce i skalę. Zdanie trafia do listy, a listę wstawisz do formularza zlecenia niżej albo skopiujesz.
Następne zdanie:
Wypełniony przykład
Serwis, klient, IMEI i numery dokumentów są wymyślone. Po naprawie ten sam telefon dostał protokół serwisowy, więc możesz zobaczyć, co trafia do którego dokumentu.
Przyjęcie
- Data i godzina
- 14.09.2026, 11:20
- Przyjął
- M. Kowal
- Klient
- Anna Przykładowa, tel. 600 000 000
- SMS o statusie
- zgoda
- Urządzenie
- Samsung Galaxy S23, zielony
- IMEI
- 35 6938 035 6438 09
- Blokada
- PIN, kod przekazany technikowi osobno
Stan przy przyjęciu
- Tylne szkło: pęknięcie promieniste ok. 40 mm, prawy dolny róg.
- Ramka: drobny odprysk, przy górnej krawędzi.
- Ekran, szyba: bez rys. Dotyk i obraz działają.
- Włącza się, ładuje po kablu. Zdjęcia stanu: 6.
Akcesoria
Etui silikonowe, karta SIM w woreczku ZS/2026/0148. Bez ładowarki i karty pamięci.
Usterka słowami klienta
„Po upadku nie ładuje się na ładowarce indukcyjnej, wieczorem sam się restartuje.”
Zakres i cena
- Zakres
- Diagnoza, potem naprawa po akceptacji
- Diagnoza przy rezygnacji
- 40 zł
- Części zamienne
- zgoda
- Termin
- 2 dni robocze od akceptacji
Wycena po diagnozie i akceptacja
- Części
- 290 zł netto
- Robocizna
- 80 zł netto
- Razem brutto
- 455,10 zł (VAT 23%)
- Akceptacja
- SMS „TAK”, 14.09.2026, 13:05
Zmiana zakresu
15.09.2026, 09:40: po demontażu widać pęknięte szkiełko obiektywu tylnego aparatu. Dopłata 60 zł brutto. Klient: SMS „TAK” o 10:12, zapisał A. Nowak.
Wypełnij zlecenie w przeglądarce
Generator zlecenia
Dokument pod formularzem uzupełnia się na bieżąco, kwota brutto liczy się sama. „Drukuj” otwiera okno druku z samym zleceniem. Kodu blokady tu nie wpisuj.
Przyjęcie
- Data przyjęcia
- Klient
- Telefon
- Urządzenie
- IMEI / nr seryjny
- Blokada
Stan przy przyjęciu
Akcesoria
Usterka słowami klienta
Zakres prac
Cena i termin
- Części netto
- Robocizna netto
- VAT
- Razem brutto
- Termin
- Diagnoza przy rezygnacji
Akceptacja wyceny
- Forma
- Data i godzina
- Zapisał
Zgoda klienta na wycenę
Po diagnozie klient zgadza się na konkretny zakres i cenę, zanim technik zacznie naprawę. Przy zleceniu zostaje ślad tej zgody: forma, data, godzina i kto ją przyjął.
| Forma | Co zapisujesz w zleceniu | Na co uważać |
|---|---|---|
| Podpis przy ladzie | Podpis, data, godzina | Klient musi przyjść drugi raz, więc termin się wydłuża. |
| SMS z odpowiedzią | Treść wyceny, numer klienta, odpowiedź z godziną | Odpowiedź w rodzaju „ok, a ile to potrwa?” nie jest zgodą. Poproś o jednoznaczne TAK. |
| Wiadomość z wyceną i odpowiedź klienta | Wydrukuj ją albo zapisz przy zleceniu. | |
| Rozmowa telefoniczna | Notatka: kwota, zakres, data, godzina, kto rozmawiał | Zostaje tylko Twoja notatka. Przy wyższych kwotach potwierdź SMS-em. |
| Link z programu | Kliknięcie z godziną w historii zlecenia | Sprawdź, czy zapis zostaje w zleceniu także po jego zamknięciu. |
Jeśli po demontażu wyjdzie coś nowego, postępujesz tak samo: nowa wycena, nowa zgoda, osobny wpis w zleceniu. Wzór do druku ma na to tabelę „Zmiana zakresu”.
Ile policzyć za naprawę
Kalkulator liczy od kosztu: część, czas pracy, bufor na powtórki i narzut. Cenę dla klienta zaokrągla w górę do pełnych 5 zł brutto, bo tę kwotę klient widzi na paragonie. Liczby w polach są przykładowe, wpisz swoje.
Kalkulator wyceny naprawy
- Cena netto
- Zysk na zleceniu
- Marża w cenie netto
- Próg bez zysku, brutto
- Zostaje na godzinę
- Darmowa powtórka zjada
Wycena do wysłania SMS-em
Termin: od kiedy liczyć i kiedy pisać do klienta
Klient liczy dni od chwili, w której zostawił telefon. Technik może zacząć dopiero po akceptacji wyceny. Wpisz datę akceptacji i liczbę dni roboczych. Kalkulator pominie niedziele, soboty (jeśli w nie nie pracujesz) i święta ustawowe, a potem podpowie, kiedy wysłać SMS.
Kalkulator terminu odbioru
Kiedy napisać do klienta
SMS-y o statusie naprawy
Klient dzwoni z pytaniem „czy już gotowe”, kiedy długo nic nie dostał. Wybierz status, uzupełnij pola i skopiuj treść. Polskie znaki zmieniają kodowanie SMS-a: w jednej wiadomości mieści się wtedy 70 znaków zamiast 160, więc ta sama treść może kosztować dwa albo trzy SMS-y.
Szablony SMS do klienta
Tak zobaczy to klient
Przekazanie telefonu technikowi
Na drodze od lady do stanowiska łatwo zgubić informacje, które klient podał tylko ustnie.
- Telefon trafia na stanowisko z kopią zlecenia albo w pudełku z numerem zlecenia.
- Akcesoria zostają przy ladzie, w woreczku z tym samym numerem. Technik nie potrzebuje etui ani karty pamięci.
- Technik dopisuje diagnozę bezpośrednio do zlecenia. Wycena idzie do klienta dopiero z tego wpisu.
- Po naprawie wypisujesz protokół: co zrobiono, jakie części, jakie testy. Wzór jest w poradniku Protokół serwisowy: wzór PDF i DOCX.
Częste pytania
Co zapisać przy przyjęciu telefonu do naprawy?
Numer zlecenia z datą i godziną, dane klienta i numer telefonu, markę, model i IMEI, stan urządzenia z miejscem i wielkością uszkodzeń, zostawione akcesoria, usterkę opisaną słowami klienta, rodzaj blokady ekranu, zakres prac, wstępną cenę, termin i podpisy obu stron.
Jak udokumentować stan urządzenia i akcesoria?
Opisz każde uszkodzenie osobno, z miejscem i wielkością, zrób zdjęcia z każdej strony i zapisz ich liczbę na zleceniu. Akcesoria wypisz z nazwy, a obok zanotuj, czego klient nie zostawił. Klient podpisuje ten opis przy ladzie.
Czym różni się formularz przyjęcia od protokołu wykonanej naprawy?
Formularz przyjęcia, czyli zlecenie, opisuje telefon w chwili, gdy trafia do serwisu, i warunki naprawy. Protokół wykonanej naprawy opisuje, co zostało zrobione, jakie części założono i jakie testy przeszedł telefon przed wydaniem. Wzór protokołu jest w poradniku Protokół serwisowy.
Czy akceptacja wyceny SMS-em wystarczy?
W codziennej pracy tak, jeśli przy zleceniu zostaje treść wyceny, numer klienta, jego odpowiedź i godzina. Sama notatka „klient zgodził się przez telefon” nie pokazuje, na jaką kwotę i zakres padła zgoda.
Co zrobić, gdy po demontażu wyjdzie większy zakres naprawy?
Wstrzymaj pracę, wyślij nową wycenę i poczekaj na zgodę. W zleceniu zapisz, co wykryto, kwotę dopłaty, formę zgody, datę, godzinę i kto ją przyjął.
Czy pobierać opłatę za diagnozę?
To decyzja handlowa serwisu. Jeśli ją pobierasz, wpisz kwotę do zlecenia przy przyjęciu, razem z zasadą: czy opłata przepada przy rezygnacji z naprawy, czy wlicza się w jej cenę. Klient podpisuje to razem z resztą zlecenia.
Czy zapisywać kod blokady telefonu?
Na zleceniu zapisz tylko rodzaj blokady i to, czy klient podał kod. Jeśli technik potrzebuje kodu do testów, trzymaj go osobno, poza kopią dla klienta i poza archiwum, i usuń po wydaniu telefonu.
Od kiedy liczyć termin naprawy?
Od akceptacji wyceny, bo dopiero wtedy technik może zacząć. Wpisz to wprost w zleceniu, na przykład „2 dni robocze od akceptacji”, a przy przyjęciu powiedz klientowi, kiedy dostanie wycenę.
Przyjęcie telefonu w minutę
W Fixomacie przyjęcie ma IMEI, zdjęcia stanu, szyfrowany kod blokady i podpis klienta na tablecie. Wycenę klient akceptuje linkiem z SMS-a, a godzina akceptacji zostaje w zleceniu. Konto serwisu zakładasz sam, w dwie minuty.