Protokół przekazania sprzętu potwierdza, kto, komu, kiedy i w jakim stanie przekazał urządzenia. Wpisz strony, datę, cel przekazania, listę sprzętu z numerem seryjnym lub IMEI, stan i akcesoria oraz termin zwrotu. Obie strony podpisują dwa egzemplarze. Wzór do pobrania jest niżej.
Wzór do pobrania
- PDFPusty wzór, 1 strona A4
- DOCXDo edycji w Wordzie
- DOCXWypełniony przykład, dane fikcyjne
- A4Otwórz i wydrukuj z przeglądarki
Kiedy przydaje się protokół przekazania
- Firma oddaje kilka urządzeń do naprawy: jeden protokół z listą telefonów zamiast osobnych kwitów przy ladzie. Każdy telefon i tak dostaje w serwisie własne zlecenie.
- Sprzęt dla pracownika: telefon służbowy, stacja lutownicza, mikroskop. Protokół pokazuje, co pracownik dostał i co ma oddać.
- Zwrot: ten sam wzór z zaznaczonym celem „zwrot”, z opisem stanu przy oddaniu.
- Między punktami firmy: części, telefony do naprawy w innym punkcie, sprzęt demonstracyjny.
Co wpisać do protokołu
- 01Strony, data i miejsceKto przekazuje i kto przyjmuje: imię i nazwisko albo firma, adres. Godzina pomaga, gdy tego samego dnia sprzęt wraca.
- 02Cel przekazaniaNaprawa, używanie, zwrot, przesunięcie między punktami. Od celu zależy, kto odpowiada za sprzęt w tym czasie.
- 03Lista sprzętuNazwa, marka i model, IMEI albo numer seryjny, stan i akcesoria. Jeden wiersz na urządzenie.
- 04StanKonkretnie: „rysa 2 cm na ekranie przy prawym dolnym rogu”, a nie „stan dobry”. Przy większej liczbie urządzeń zrób zdjęcia.
- 05Termin zwrotu i kontaktDo kiedy sprzęt ma wrócić i do kogo dzwonić.
- 06PodpisyDwa egzemplarze, po jednym dla każdej strony. Przyjmujący potwierdza, że dostał sprzęt w opisanym stanie.
Protokół przekazania a dokumenty serwisu
Przy pojedynczym telefonie od klienta indywidualnego wystarczy zlecenie serwisowe: opisuje stan, akcesoria i zgodę na wycenę. Przy wydaniu klient dostaje protokół serwisowy z wykonanymi czynnościami i testami. Protokół przekazania łączy te dokumenty, gdy urządzeń jest kilka albo gdy przekazanie odbywa się między firmami lub osobami w firmie.
Numer IMEI przepisuj z ekranu po wpisaniu *#06# albo z ustawień telefonu. Literówkę wyłapie kalkulator IMEI.
Częste pytania
Czy protokół przekazania sprzętu musi mieć określoną formę?
Nie ma jednego obowiązkowego wzoru. Liczy się, żeby było jasne, kto, komu, kiedy i w jakim stanie przekazał sprzęt, i żeby obie strony to podpisały.
Czy protokół zastępuje zlecenie serwisowe?
Nie. Protokół potwierdza przekazanie, a każde urządzenie przyjęte do naprawy powinno mieć własne zlecenie z opisem usterki i zgodą na wycenę.
Ile egzemplarzy przygotować?
Dwa, po jednym dla każdej strony.
Jak opisać stan urządzenia?
Konkretnie: rodzaj uszkodzenia, miejsce i wielkość. Przy kilku urządzeniach zrób zdjęcia i zaznacz to w protokole.
Każde urządzenie pod własnym numerem
W Fixomacie każde urządzenie od firmy dostaje zlecenie z opisem stanu, zdjęciami i podpisem, a przy wydaniu protokół z wykonanymi czynnościami.