Program do serwisu elektroniki wybieraj po tym, czy jedno zlecenie przechodzi przez niego bez przepisywania: od przyjęcia z IMEI, przez zgodę klienta na wycenę i części zdjęte z magazynu, po paragon lub fakturę przy wydaniu. Sprawdź to na demo na własnym przykładzie, zapisz odpowiedzi na karcie ocen i zapytaj o eksport danych, zanim podpiszesz umowę.
Ten poradnik przygotował zespół Fixomatu, który sam sprzedaje program dla serwisów. Dlatego nie oceniamy tu produktów konkurencji, których nie testowaliśmy, a w osobnej sekcji piszemy, kiedy Fixomat nie będzie dobrym wyborem.
Zanim zaczniesz szukać: policz godziny przy ladzie
Jeśli przyjęcia, wydania i telefony od klientów zajmują razem mniej niż godzinę dziennie, program może kosztować więcej, niż oszczędzi. Jeśli zajmują trzy godziny, każda minuta mniej na zleceniu robi różnicę. Liczby w polach są przykładowe, wpisz swoje.
Kalkulator godzin przy ladzie
- W tygodniu
- W miesiącu
- Część etatu
Bez diagnozy, zamawiania części i pracy przy stanowisku. Etat liczony jako 168 godzin w miesiącu.
Jedno zlecenie do sprawdzenia każdego programu
Na demo poproś, żeby prowadzący przeprowadził przez program to samo zlecenie, na żywo i bez przygotowanych danych. Tak porównasz programy na równych warunkach. Przykład, który możesz podać:
- PrzyjęcieSamsung Galaxy S23, IMEI z naklejki, pęknięte tylne szkło, klient zostawia etui, podpis. Mierz czas do wydruku kwitu.
- Wycena i zgodaWymiana tylnej szyby i cewki ładowania, 455,10 zł brutto. Klient akceptuje SMS-em. Gdzie zapisuje się godzina zgody?
- Zmiana zakresuPo demontażu wychodzi pęknięte szkiełko aparatu, dopłata 60 zł. Ile kliknięć do nowej zgody? Czy coś trzeba przepisać?
- Brak częściSzkiełka nie ma na półce. Co dzieje się ze zleceniem, kiedy część dotrze?
- Wydanie z fakturąKlient chce fakturę na firmę. Czy faktura powstaje ze zlecenia i trafia do KSeF bez przepisywania pozycji?
- Reklamacja po dwóch miesiącachCewka przestała działać. Znajdź zlecenie po IMEI, pokaż kod części i datę montażu.
Jeśli któregoś kroku nie da się pokazać, zapisz to na karcie ocen jako „nie wiem” i poproś o odpowiedź na piśmie.
Sześć obszarów, które trzeba zobaczyć
- 01Droga zleceniaPrzyjęcie, diagnoza, wycena, zgoda, naprawa, wydanie. Jedno zlecenie, jedna karta, bez przepisywania. Ile kliknięć kosztuje przyjęcie i czy IMEI jest widoczny na każdym etapie?
- 02DokumentyKwit, zlecenie, protokół, paragon lub faktura. Dokumenty powinny powstawać z danych już wpisanych. Poproś o wydruk z niezamkniętego zlecenia.
- 03Magazyn częściStan, rezerwacja pod zlecenie, numer seryjny części, powiązanie z naprawą i reklamacją u dostawcy.
- 04Kontakt z klientemSMS przy zmianie statusu, zgoda na wycenę, przypomnienie o odbiorze. Ile kosztuje wiadomość i czy historia zostaje w zleceniu?
- 05Sprzedaż i KSeFParagon albo faktura przy wydaniu, faktury zakupowe z KSeF przyjęte na magazyn, praca przy niedostępności KSeF.
- 06Wdrożenie i wyjścieKto przenosi dane, ile to trwa, w jakim formacie dostaniesz je po wypowiedzeniu umowy i w jakich godzinach działa pomoc techniczna.
Karta ocen: wypełnij ją w trakcie demo
Zaznaczaj na bieżąco. Kryteria z odpowiedzią „nie wiem” trafiają do listy pytań, którą skopiujesz i wyślesz dostawcy. Ocenę możesz zapisać pod nazwą programu i porównać z kolejnymi.
Karta ocen programu
| Kryterium | Ocena na demo |
|---|---|
| Droga zlecenia | |
| Przyjęcie telefonu z IMEI, zdjęciami i podpisemzmierz czas do wydruku kwituIle trwa przyjęcie telefonu od zera do wydruku kwitu, bez danych demonstracyjnych? | |
| Kod blokady zaszyfrowany i usuwany po wydaniukto go widzi i kiedy znikaGdzie jest przechowywany kod blokady, kto ma do niego dostęp i czy jest usuwany po wydaniu telefonu? | |
| Zgoda na wycenę bez dzwonienialink albo SMS, godzina w zleceniuCzy klient akceptuje wycenę z SMS-a i czy godzina oraz treść zgody zostają w zleceniu? | |
| SMS przy zmianie statusuktóre statusy, ile kosztuje wiadomośćKtóre zmiany statusu wysyłają SMS same i ile kosztuje jedna wiadomość, także z polskimi znakami? | |
| Części i reklamacje | |
| Część schodzi ze stanu przy zleceniu, z numerem seryjnymczęść powiązana z naprawąCzy część jest rezerwowana i zdejmowana ze stanu przy konkretnym zleceniu i czy da się zapisać jej numer seryjny? | |
| Brak części: zlecenie czeka i wraca do kolejkico się dzieje po dostawieCo dzieje się ze zleceniem, gdy brakuje części, i czy wraca do kolejki samo po dostawie? | |
| Skanowanie IMEI i kodów kreskowychczytnik przy ladzie i na magazynieCzy program przyjmuje skan z czytnika kodów (IMEI, kod części) i na jakim sprzęcie to działa? | |
| Reklamacja części u dostawcy z historii naprawykod części i data montażuCzy ze zlecenia da się przygotować reklamację części z jej kodem i datą montażu? | |
| Historia napraw po IMEInie tylko po nazwisku klientaCzy historia napraw jest przypięta do IMEI, tak żeby trzy zlecenia tego samego telefonu były w jednym miejscu? | |
| Sprzedaż i KSeF | |
| Paragon albo faktura przy wydaniu, bez przepisywaniadokument powstaje ze zleceniaCzy dokument sprzedaży powstaje ze zlecenia razem z pozycjami i cenami? | |
| Faktury zakupowe z KSeF przyjęte na magazynbez przepisywania pozycjiCzy fakturę zakupową pobraną z KSeF da się zamienić w przyjęcie części na magazyn bez przepisywania? | |
| Praca przy niedostępności KSeFkolejka i ponowna wysyłkaCo się dzieje, gdy KSeF nie odpowiada: czy faktura czeka w kolejce i wysyła się ponownie? | |
| Zespół, raporty i umowa | |
| Osobne uprawnienia: lada, technik, właścicieli zapis, kto co zmieniłCzy da się ograniczyć technikowi dostęp do cen i faktur i czy zmiany w zleceniach są zapisywane z nazwiskiem? | |
| Raporty: zlecenia, czas, zysk na naprawiew programie, bez arkuszaKtóre raporty są w programie, a które trzeba robić samodzielnie z eksportu do arkusza? | |
| Praca bez internetupunkt w galerii bez zasięguCo da się zrobić bez internetu: przyjąć telefon, wydrukować kwit, wystawić paragon? | |
| Przeniesienie danych i otwartych zleceńkto, ile trwa, ile kosztujeKto przenosi klientów, stany magazynowe i otwarte zlecenia, ile to trwa i czy jest w cenie wdrożenia? | |
| Eksport danych po wypowiedzeniu umowyokres wypowiedzenia, format plikuJaki jest okres wypowiedzenia i w jakim formacie dostanę klientów, zlecenia i części po zakończeniu umowy? | |
| Pomoc techniczna w godzinach pracy serwisusoboty i niedziele handlowe w galeriiW jakich godzinach działa pomoc techniczna i czy jest kontakt awaryjny w soboty i niedziele handlowe? | |
Pytania do dostawcy
Zapisane oceny
Koszty poza abonamentem
- Stanowiska i użytkownicy. Cena „od” często dotyczy jednego stanowiska. Policz dla siebie: ile lad, ilu techników, ile punktów.
- SMS-y. Czy są w abonamencie, czy płatne od sztuki, ile kosztuje wiadomość z polskimi znakami i czy jest miesięczny limit.
- Wdrożenie. Opłata jednorazowa czy rozłożona, kto przenosi dane, ile to trwa.
- Sprzęt. Czy program współpracuje z Twoją kasą fiskalną, terminalem, drukarką i czytnikiem kodów, czy trzeba kupić nowe.
- Utrzymanie. Pomoc techniczna, zmiany w przepisach (na przykład w KSeF), szkolenie nowej osoby.
Poproś o ofertę na piśmie dla dokładnie Twojej konfiguracji i porównuj karty ocen razem z kwotami. Jeśli rozważasz darmowy plan, osobny poradnik pokazuje, co sprawdzić w darmowych programach.
Przejście z papieru albo Excela
Zanim zmienisz sposób pracy, ustal z dostawcą kilka rzeczy:
- Czy zaimportuje klientów i stany części z Twojego arkusza (zwykle z pliku CSV albo XLSX) i kto sprawdzi wynik.
- Co zrobić z otwartymi zleceniami: przenieść je, czy dokończyć na papierze.
- Od jakiego numeru zaczyna się numeracja zleceń w programie, żeby się nie dublowała z papierową.
- Kto przeszkoli osoby przy ladzie i ile to trwa. Przyjęcie w nowym programie warto przećwiczyć przed pierwszym dniem.
- Czy przez pierwsze tygodnie możesz pracować równolegle i jak łatwo wrócić do starego sposobu, jeśli coś nie zadziała.
- Jak wyeksportujesz dane z programu, gdy kiedyś zechcesz go zmienić.
Jaki program do jakiego serwisu
| Serwis | Co zwykle wystarcza | Na co patrzeć |
|---|---|---|
| Jedna osoba, kilka telefonów dziennie | Papierowe zlecenie i protokół, arkusz z listą napraw | Porządne wzory dokumentów i historia po IMEI w arkuszu |
| Punkt w galerii, kilkanaście telefonów dziennie, 2 do 4 osób | Program ze zleceniami, SMS-ami i magazynem części | Czas przyjęcia, zgoda na wycenę bez dzwonienia, paragon przy wydaniu |
| Kilka punktów | Program z wieloma lokalizacjami i przesunięciami części | Uprawnienia, raporty na punkt, wspólna historia klientów |
| Serwis naprawiający dla innych firm | Program z fakturami, cennikami dla klientów firmowych i zestawieniami | Faktury zbiorcze, KSeF, eksport dla klienta |
Kiedy Fixomat nie będzie dobrym wyborem
- Potrzebujesz jednego wspólnego magazynu dla kilku punktów. Oddziały Fixomatu mają osobne stany, bez automatycznych przesunięć części między nimi.
- Naprawiasz głównie komputery albo RTV. Fixomat powstaje dla serwisów telefonów i punktów w galeriach.
- Przyjmujesz kilka telefonów dziennie. Wtedy najpierw policz godziny w kalkulatorze, bo dobre wzory dokumentów mogą wystarczyć.
KSeF: daty, o które warto zapytać
Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy wystawiasz faktury firmom.
Wszystkie firmy odbierają faktury zakupowe przez KSeF.
Większość firm wystawia faktury w KSeF.
Dołączają najmniejsze firmy, zaczynają obowiązywać kary, a paragon z NIP przestaje być fakturą uproszczoną.
Terminy według Ministerstwa Finansów. Szczegóły dla swojej firmy sprawdź z księgową. Ten materiał nie jest poradą podatkową.
Hasło „obsługujemy KSeF” niewiele mówi. Zapytaj, czy faktura sprzedaży powstaje ze zlecenia, czy faktury zakupowe z KSeF trafiają na magazyn, co się dzieje przy niedostępności systemu i jak program łączy się z KSeF w Twojej firmie.
Częste pytania
Jak sprawdzić program przed wdrożeniem?
Poproś o demo na żywo, na Twoim przykładzie, bez przygotowanych danych. Przeprowadź przez program jedno zlecenie od przyjęcia do wydania z fakturą i zapisz odpowiedzi na karcie ocen. Jeśli jest okres próbny, przyjmij w nim kilka prawdziwych zleceń równolegle z dotychczasowym sposobem.
Jakie koszty poza abonamentem porównać?
Liczbę stanowisk i użytkowników w cenie, koszt SMS-ów, opłatę za wdrożenie i przeniesienie danych, zgodność z kasą, terminalem i drukarką oraz koszt pomocy technicznej i szkoleń.
Czy można wyeksportować klientów i historię napraw?
Zapytaj o to przed podpisaniem umowy i poproś o przykładowy plik eksportu. Sprawdź, czy są w nim klienci, zlecenia z historią, części i dokumenty, oraz w jakim formacie (CSV, XLSX). Warunki eksportu po wypowiedzeniu powinny być w umowie.
Czy potrzebuję programu, jeśli przyjmuję pięć telefonów dziennie?
Niekoniecznie. Przy pięciu zleceniach dziennie papier i arkusz zwykle wystarczają, jeśli masz w nich numer zlecenia, IMEI, opis stanu i ślad zgody na cenę. Program zaczyna się opłacać, gdy te same dane wpisujesz w kilku miejscach albo telefony od klientów zabierają dużo czasu.
Arkusz kalkulacyjny czy program do serwisu?
Arkusz dobrze liczy, ale nie przechowa podpisu klienta, zdjęć stanu ani godziny zgody na wycenę i nie wyśle SMS-a. Często sprawdza się podział: zlecenia w programie, miesięczne zestawienia w arkuszu z eksportu.
Czy warto zaczynać od nowego programu?
Fixomat też jest nowym programem, więc weź to pod uwagę, czytając odpowiedź. Nowy program ma sens, jeśli na piśmie ustalisz, ile płacisz w pierwszych miesiącach, jak zgłaszasz uwagi i jak w każdej chwili wyjmiesz swoje dane. Bez tych trzech ustaleń ryzykujesz, że Twoje dane zostaną w programie, z którego nie będziesz korzystać.
Ile trwa wdrożenie w małym serwisie?
Przeniesienie danych i nauka przyjęć to zwykle pierwszy tydzień. Magazyn, dokumenty i raporty dochodzą w kolejnych tygodniach, bo nikt nie zmienia wszystkiego naraz. Zaplanuj okres, w którym stare dokumenty działają równolegle.
Sprawdź Fixomat na swoich zleceniach
Fixomat powstaje dla punktów, które przyjmują kilkanaście telefonów dziennie: przyjęcie z podpisem i zdjęciami, szyfrowany kod blokady, SMS o statusie, magazyn części i faktury prosto do KSeF. Konto serwisu zakładasz sam, w dwie minuty.