Połącz fakturę z konkretnym zleceniem i zweryfikuj NIP nabywcy przed wysłaniem. Zapisuj numer oraz status faktury w KSeF, a faktury zakupowe od hurtowni sprawdzaj przed przyjęciem pozycji na magazyn. Zakres obowiązku dla Twojej firmy potwierdź w aktualnych materiałach Ministerstwa Finansów.
Faktura za naprawę: droga od zlecenia
- 01Potwierdź nabywcę i dokumentPrzy wydaniu ustal, czy klient kupuje jako firma, czy osoba prywatna, oraz jakiego dokumentu potrzebuje. Sprawdź NIP firmy przed zatwierdzeniem danych.
- 02Przenieś uzgodnioną naprawę na pozycje fakturyPozycje powinny odpowiadać wykonanej usłudze i zatwierdzonej wycenie. Jeżeli sprzedajesz również część, sprawdź sposób jej ujęcia z księgową.
- 03Śledź wynik wysyłki„Wysłano” nie oznacza jeszcze, że sprawa jest zakończona. Zachowaj status przetwarzania i numer KSeF, gdy zostanie nadany. Nie wysyłaj tej samej faktury ponownie tylko dlatego, że odpowiedź się opóźnia.
- 04Połącz dokument z wydaniemPracownik powinien móc wrócić od naprawy do faktury i od faktury do naprawy bez szukania po nazwisku klienta.
Ministerstwo Finansów wyjaśnia wystawianie i otrzymywanie faktur oraz zasady dostępu do dokumentu po nadaniu numeru. Faktura dla konsumenta ma inny kontekst niż faktura B2B; zobacz informacje MF dla konsumentów.
Faktura od hurtowni i przyjęcie części
Faktura zakupowa jest źródłem danych, ale nie zastępuje sprawdzenia dostawy. Po pobraniu dokumentu porównaj dostawcę, kody, nazwy, ilości i ceny z paczką. Dopiero potwierdzone pozycje przyjmij na magazyn. Jeżeli kod części nie odpowiada Twojej kartotece, popraw mapowanie przed użyciem jej w zleceniu.
Przykład: zamówiłeś trzy wyświetlacze, a w paczce są dwa. Zapisz różnicę w przyjęciu; stan magazynowy nie powinien zwiększyć się o trzecią sztukę tylko dlatego, że widnieje na fakturze. Gdy część trafi na półkę, sprawdź naprawy ze statusem „czeka na część”.
Co przetestować przed pracą produkcyjną
- Fakturę za jedną usługę z poprawnym NIP nabywcy i widocznym statusem po wysłaniu.
- Błąd w NIP lub brak wymaganych danych: czy program zatrzymuje dokument przed wysłaniem?
- Opóźnione potwierdzenie: czy można sprawdzić wynik bez ryzyka drugiej faktury?
- Fakturę od hurtowni z częścią, której kod już masz, oraz z nową częścią.
- Rozbieżność między fakturą i dostawą oraz sposób jej wyjaśnienia.
Środowisko testowe służy do prób na fikcyjnych danych. Sprawdź etapy wdrożenia KSeF i aktualne komunikaty techniczne MF przed uruchomieniem pracy na rzeczywistych fakturach.
Jak ten obieg wygląda w Fixomacie
Fixomat tworzy fakturę ze zlecenia przy wydaniu i zapisuje jej status. Może pobrać faktury zakupowe z KSeF, odczytać pozycje i przygotować przyjęcie części. Każdy serwis podłącza własny NIP i token w ustawieniach.
Integrację sprawdzono na środowisku KSeF TEST z fikcyjnymi danymi. Konfigurację dla rzeczywistego serwisu i jego księgowości trzeba przetestować przed użyciem produkcyjnym. Jeśli szukasz szerszej listy kryteriów programu, zobacz poradnik wyboru oprogramowania.
Częste pytania
Czy każda naprawa oznacza fakturę w KSeF?
Nie zakładaj tego automatycznie. Znaczenie ma nabywca, rodzaj dokumentu i aktualne zasady dla Twojej firmy. Zweryfikuj je w materiałach MF i z księgową.
Czy faktura zakupowa sama zwiększa stan magazynu?
Nie powinna bez kontroli dostawy. Porównaj pozycje dokumentu z otrzymanymi częściami, potem zatwierdź przyjęcie.
Co zrobić, gdy KSeF długo weryfikuje fakturę?
Sprawdź status istniejącej wysyłki. Nie twórz drugiej faktury wyłącznie z powodu opóźnienia odpowiedzi.
Czy test KSeF dowodzi działania w produkcji?
Nie. TEST potwierdza przebieg techniczny na danych fikcyjnych; produkcja wymaga uprawnień i konfiguracji właściwej firmy oraz sprawdzenia jej procesu.
Jak połączyć zakupioną część z naprawą?
Po sprawdzeniu dostawy przyjmij część na magazyn pod jej kodem, a pobranie przypnij do numeru konkretnego zlecenia.
Gdzie sprawdzić aktualne terminy i zasady?
Na oficjalnej stronie KSeF Ministerstwa Finansów. Terminy i wyjątki mogą się zmieniać, dlatego sprawdź je przed decyzją dla firmy.
Naprawa, część i faktura w jednej historii
W Fixomacie faktura powstaje ze zlecenia, a faktura od hurtowni pomaga wprowadzić części na magazyn. Zobacz obieg na przykładzie własnego serwisu.