Faktury w KSeF odbierają wszyscy od 1 lutego 2026 r., a wystawiają: duże firmy od 1 lutego, pozostali od 1 kwietnia 2026 r. Firmy, których sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r. Kary za błędy w KSeF obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Obowiązek dotyczy też JDG i firm zwolnionych z VAT; faktury dla konsumentów w KSeF są dobrowolne.
Terminy KSeF
| Od kiedy | Co |
|---|---|
| 1 lutego 2026 | Wszyscy podatnicy odbierają faktury w KSeF. Faktury w KSeF wystawiają firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł brutto. |
| 1 kwietnia 2026 | Wystawiają pozostali podatnicy, także JDG i zwolnieni z VAT. |
| do 31 grudnia 2026 | Kto wystawia faktury na nie więcej niż 10 000 zł brutto miesięcznie, może jeszcze wystawiać je poza KSeF. Po przekroczeniu limitu w danym miesiącu traci to prawo od faktury, którą go przekroczył. Do końca 2026 r. działają też faktury z kasy fiskalnej i paragony z NIP do 450 zł jako faktury uproszczone. |
| 1 stycznia 2027 | Wszystkie faktury w KSeF. Zaczynają obowiązywać kary za naruszenia. Paragon z NIP nabywcy nie jest już fakturą uproszczoną. |
Kary za niewystawienie faktury w KSeF mogą sięgnąć do 100% kwoty podatku z faktury, a przy fakturach bez VAT do 18,7% kwoty należności. Ministerstwo Finansów potwierdza, że za okres od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. kar nie będzie.
Kto musi korzystać z KSeF
- Czynni podatnicy VAT, w tym jednoosobowe działalności.
- Firmy zwolnione z VAT (podmiotowo i przedmiotowo): też wystawiają faktury w KSeF.
- Konsumenci nie mają obowiązku odbierania faktur w KSeF. Fakturę dla osoby prywatnej możesz wystawić w KSeF dobrowolnie; klient dostaje wtedy wydruk z kodem QR i numerem KSeF albo sam kod QR, po którym pobierze fakturę bez logowania.
W serwisie GSM oznacza to zwykle: faktura za naprawę dla firmy idzie przez KSeF, klient indywidualny dostaje paragon, a fakturę tylko wtedy, gdy o nią poprosi. Szczegóły obiegu naprawy opisuje poradnik KSeF w serwisie GSM.
Jak zacząć: siedem kroków
- 01Ustal swój terminPolicz, ile sprzedajesz na fakturach miesięcznie. Do 10 000 zł brutto masz czas do końca 2026 r., ale możesz zacząć wcześniej, a odbierać faktury i tak musisz już teraz.
- 02Zaloguj się do Aplikacji Podatnikaap.ksef.mf.gov.pl, przez login.gov.pl: profil zaufany, mObywatel, bankowość elektroniczna albo e-dowód. JDG nie składa zawiadomienia ZAW-FA. Spółka bez pieczęci kwalifikowanej składa ZAW-FA w urzędzie skarbowym.
- 03Nadaj uprawnieniaWłaściciel ma pełne uprawnienia automatycznie. Księgowej lub biuru rachunkowemu nadajesz je w menu Nadaj uprawnienie („Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”), pracownikowi jako osobie fizycznej do pracy w KSeF.
- 04Wybierz, w czym wystawiasz fakturyBezpłatna Aplikacja Podatnika wystarczy przy kilku fakturach. Przy większej liczbie wygodniejszy jest program, który wysyła faktury sam, po wklejeniu tokenu KSeF.
- 05Przećwicz na środowisku demoap-demo.ksef.mf.gov.pl: logujesz się prawdziwymi danymi, faktury nie wywołują skutków prawnych. Nie wysyłaj faktur próbnych do środowiska produkcyjnego.
- 06Ustal odbieranie faktur zakupowychKSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach. Sprawdzaj je w aplikacji albo niech robi to program; instrukcję masz w poradniku jak pobrać fakturę z KSeF.
- 07Przygotuj plan na przerwyGdy KSeF nie działa, wystawiasz fakturę w trybie offline i wysyłasz ją później (terminy niżej). Do przekazania takiej faktury nabywcy poza KSeF potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2.
Gdy KSeF nie działa: tryby offline
| Tryb | Kiedy | Do kiedy wysłać fakturę do KSeF |
|---|---|---|
| offline24 | z dowolnej przyczyny, np. brak internetu w punkcie | najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu |
| niedostępność systemu | przerwa ogłoszona w BIP Ministerstwa Finansów | najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu przerwy |
| awaria KSeF | awaria ogłoszona w BIP i w oprogramowaniu interfejsowym | w 7 dni roboczych od zakończenia awarii |
| awaria całkowita | ogłoszona w mediach | faktury papierowe lub elektroniczne, bez wysyłki do KSeF |
Fakturę wystawioną offline i przekazaną nabywcy poza KSeF oznaczasz dwoma kodami QR: OFFLINE i CERTYFIKAT. Drugi wymaga certyfikatu KSeF typu 2.
Paragony z NIP i faktury do paragonów
Do 31 grudnia 2026 r. paragon z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł jest fakturą uproszczoną i nie idzie do KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. paragony z NIP nadal można wystawiać, ale nie będą już fakturami uproszczonymi: firma, która chce faktury, dostanie ją w KSeF. Fakturę do paragonu dla firmy wystawisz tylko wtedy, gdy na paragonie jest jej NIP. Więcej o kasie w serwisie w poradniku kasa fiskalna w serwisie GSM.
Częste pytania
Czy JDG musi korzystać z KSeF?
Tak. Jednoosobowa działalność odbiera faktury w KSeF od 1 lutego 2026 r. i wystawia je od 1 kwietnia 2026 r., a przy sprzedaży na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie najpóźniej od 1 stycznia 2027 r.
Czy firma zwolniona z VAT musi wystawiać faktury w KSeF?
Tak. Ministerstwo Finansów wskazuje, że podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo lub przedmiotowo też wystawiają faktury przy użyciu KSeF.
Jak klient indywidualny dostanie fakturę z KSeF?
Faktura dla konsumenta w KSeF jest dobrowolna. Jeśli ją tam wystawisz, klient dostaje wydruk z kodem QR i numerem KSeF albo sam kod QR, po którym pobierze fakturę bez logowania.
Od kiedy są kary za KSeF?
Od 1 stycznia 2027 r. Za okres od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. kary nie są nakładane.
Czy mogę przetestować KSeF bez ryzyka?
Tak, w środowisku przedprodukcyjnym (demo) i testowym. Faktury wysłane tam nie wywołują skutków prawnych. W środowisku produkcyjnym każda wysłana faktura jest prawdziwym dokumentem.
Co zrobić, gdy KSeF nie działa?
Wystaw fakturę w trybie offline i wyślij ją później: w trybie offline24 najpóźniej w następnym dniu roboczym, po ogłoszonej awarii w 7 dni roboczych od jej zakończenia.
KSeF bez przepisywania faktur
W Fixomacie faktura za naprawę powstaje ze zlecenia i wysyła się do KSeF przy wydaniu telefonu, a faktury od hurtowni wracają z KSeF jako przyjęcie części na magazyn.
Źródła
- Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne (MF)
- KSeF 2.0: pytania i odpowiedzi (MF)
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. I: rozpoczęcie korzystania z KSeF (MF)
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. II: wystawianie i otrzymywanie faktur (MF)
- Tryby wystawiania faktur: tabela (MF, 24.02.2026)
- Konsumenci i osoby fizyczne w KSeF (MF)
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. zmieniająca ustawę o VAT, Dz.U. 2025 poz. 1203
Stan prawny na 25 września 2026 r. Materiał informacyjny, nie porada podatkowa: szczegóły dla swojej firmy ustal z księgową.