W Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 otwórz Lista faktur i zakładkę Faktury zakupowe (Podmiot2). Domyślnie widać 30 ostatnich dni; zawęź listę po NIP sprzedawcy, numerze KSeF albo dacie. Zaznacz faktury (do 10 naraz), kliknij Pobierz i wybierz XML albo PDF. Żeby nie sprawdzać tego ręcznie, daj programowi token z uprawnieniem do przeglądania faktur.
Krok po kroku w Aplikacji Podatnika
- 01Zaloguj sięap.ksef.mf.gov.pl, przez login.gov.pl (profil zaufany, mObywatel, bank, e-dowód) albo podpisem kwalifikowanym. Pracownik lub księgowa potrzebuje uprawnienia do przeglądania faktur Twojej firmy.
- 02Lista faktur, Faktury zakupoweW zakładce Faktury zakupowe (Podmiot2) są faktury, na których Twoja firma jest nabywcą. Domyślnie lista pokazuje ostatnie 30 dni.
- 03Zawęź listęFiltruj po NIP sprzedawcy, numerze KSeF albo dacie. Numer KSeF z faktury jednoznacznie ją identyfikuje; kliknięcie w niego otwiera szczegóły faktury.
- 04PobierzZaznacz od 1 do 10 faktur, kliknij Pobierz i wybierz format: XML albo PDF. Pliki mają w nazwie numer KSeF, a kilka faktur przychodzi jako archiwum ZIP.
XML czy PDF
XML to faktura ustrukturyzowana w takiej postaci, w jakiej jest zapisana w KSeF. Ten plik przyjmie program księgowy albo magazynowy. PDF to wizualizacja faktury do podglądu i druku, np. do segregatora albo dla technika, który sprawdza, jakie części przyszły.
Automatyczne pobieranie faktur
Ministerstwo Finansów potwierdza, że program z tokenem może wysyłać i pobierać faktury, jeśli token wygenerowała osoba z odpowiednimi uprawnieniami. Do pobierania wystarczy uprawnienie do przeglądania faktur; jak je nadać, opisuje poradnik token KSeF.
KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach, więc program sam sprawdza je co jakiś czas. W serwisie GSM przydaje się to przy fakturach z hurtowni części: w Fixomacie faktura pobrana z KSeF zamienia się w przyjęcie na magazyn, bez przepisywania pozycji.
Dostęp dla księgowej
Biuru rachunkowemu nadajesz uprawnienie w Aplikacji Podatnika: Nadaj uprawnienie, „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”, i podajesz NIP biura. Księgowa pobiera wtedy faktury sama, a Ty nie musisz ich przesyłać. Uprawnienie odbierzesz w Zarządzaj uprawnieniami.
Częste pytania
Czy KSeF powiadamia o nowej fakturze?
Nie. Nowe faktury trzeba sprawdzać w Aplikacji Podatnika albo przez program, który robi to automatycznie.
Ile faktur można pobrać naraz?
W Aplikacji Podatnika od 1 do 10; kilka faktur przychodzi jako archiwum ZIP. Program połączony tokenem pobiera je bez takiego ograniczenia w interfejsie.
Czy wydruk PDF z KSeF jest fakturą?
Fakturą ustrukturyzowaną jest zapis w KSeF (plik XML). PDF to jej wizualizacja do podglądu i druku.
Nie widzę faktury od dostawcy. Co sprawdzić?
Zakres dat (domyślnie 30 dni), filtr NIP sprzedawcy i to, czy jesteś zalogowany w kontekście właściwej firmy. Jeśli nadal jej nie ma, poproś dostawcę o numer KSeF.
Jak klient indywidualny pobiera fakturę z KSeF?
Po kodzie QR z wydruku albo przesłanym przez sprzedawcę, bez logowania do KSeF.
Faktura od hurtowni prosto na magazyn
Fixomat pobiera faktury zakupowe z KSeF i zamienia je w przyjęcie części na magazyn. Serwis widzi, co przyszło, a technik od razu ma części przypięte do napraw.
Źródła
- Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (MF, 6.08.2026)
- Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (MF)
- KSeF 2.0: pytania i odpowiedzi (MF)
- KSeF dla JDG i MŚP (MF)
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. II: wystawianie i otrzymywanie faktur (MF)
Stan prawny na 25 września 2026 r. Materiał informacyjny, nie porada podatkowa: szczegóły dla swojej firmy ustal z księgową.