Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (ap.ksef.mf.gov.pl) przez login.gov.pl albo podpisem kwalifikowanym. Wybierz Tokeny, Generuj token, wpisz nazwę, zaznacz uprawnienia (np. wystawianie i przeglądanie faktur) i kliknij Generuj token. Skopiuj go od razu, bo pokazuje się tylko raz, i wklej w ustawieniach programu. Token działa, dopóki go nie unieważnisz.
Czym jest token KSeF
KSeF przyjmuje faktury od programów przez interfejs API. Program musi się przy tym uwierzytelnić w imieniu firmy i do tego służy token: ciąg znaków powiązany z Twoim NIP i z uprawnieniami, które mu nadasz. Nie musisz podawać programowi swojego profilu zaufanego ani podpisu.
Według podręcznika Ministerstwa Finansów KSeF nie określa, jak długo token jest ważny: „Wygenerowany token pozostaje ważny do czasu jego unieważnienia przez użytkownika”. Jedno zastrzeżenie: rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815, § 13) wciąż mówi o tokenach do 31 grudnia 2026 r. Ministerstwo zapowiada, że tokeny zostaną bez terminu, a rozporządzenie będzie zmienione. Pod koniec 2026 r. sprawdź komunikaty na ksef.podatki.gov.pl.
Do samego logowania programu nie potrzebujesz certyfikatu KSeF. Certyfikat typu 1 to inny sposób uwierzytelniania programów, a certyfikat typu 2 służy do oznaczania faktur wystawionych w trybie offline kodem QR. Oba zamawiasz w Aplikacji Podatnika, a każdy jest ważny najwyżej 2 lata.
Jak wygenerować token krok po kroku
- 01Wejdź do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0Adres: ap.ksef.mf.gov.pl. Zalogujesz się przez login.gov.pl (profil zaufany, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna, e-dowód) albo kwalifikowanym podpisem. Spółka loguje się pieczęcią kwalifikowaną albo składa w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA; osoba prowadząca działalność ZAW-FA nie składa.
- 02Otwórz Tokeny, Generuj tokenModuł MCU, w którym tokeny generowano przed startem KSeF 2.0, został wyłączony 1 lutego 2026 r. Teraz wszystko jest w Aplikacji Podatnika.
- 03Nadaj nazwęNazwa ma Ci przypomnieć, gdzie token jest używany, np. „Fixomat, punkt Centrum”. Po niej znajdziesz go na liście, gdy trzeba będzie go unieważnić.
- 04Zaznacz uprawnieniaDo wyboru: wystawianie faktur, przeglądanie faktur, przeglądanie uprawnień, zarządzanie uprawnieniami, zarządzanie jednostkami podrzędnymi, przeglądanie historii sesji. Możesz nadać tylko te, które sam masz.
- 05Kliknij Generuj token i skopiuj goToken pojawia się tylko raz. Wklej go od razu do programu albo zapisz w menedżerze haseł. Zgubionego tokenu nie da się odczytać: wygeneruj nowy, a stary unieważnij.
Jakie uprawnienia wybrać
| Do czego program używa tokenu | Uprawnienia |
|---|---|
| Wysyła faktury sprzedaży do KSeF | wystawianie faktur |
| Pobiera faktury zakupowe, np. od hurtowni części | przeglądanie faktur |
| Jedno i drugie (np. program do serwisu z fakturami i magazynem) | wystawianie i przeglądanie faktur |
Nie dawaj programowi do faktur zarządzania uprawnieniami: z takim tokenem dałoby się nadawać dostęp innym osobom. Tokenu nie da się edytować. Gdy potrzebujesz innych uprawnień, wygeneruj nowy token i unieważnij stary. Liczba tokenów nie jest ograniczona, więc każdy program i każdy punkt może mieć własny.
Jak wpisać token do programu
Token wklejasz w ustawieniach programu, zwykle obok wyboru środowiska KSeF. Środowiska są trzy i każde ma własną Aplikację Podatnika:
- produkcyjne (ap.ksef.mf.gov.pl): każda wysłana faktura jest dokumentem w obrocie prawnym. Testowa faktura wysłana tutaj może wywołać obowiązek zapłaty VAT i trzeba ją skorygować do zera;
- przedprodukcyjne, demo (ap-demo.ksef.mf.gov.pl): logujesz się prawdziwymi danymi, ale faktury nie wywołują skutków prawnych;
- testowe (ap-test.ksef.mf.gov.pl): tylko dane fikcyjne, bez skutków prawnych.
Token wygeneruj w aplikacji tego środowiska, z którym łączy się program. W Fixomacie wybierasz środowisko i wklejasz token w Ustawieniach, w części KSeF. Token jest zapisywany zaszyfrowany, a faktury wychodzą z NIP-u podanego w ustawieniach.
Jak unieważnić token
W Aplikacji Podatnika otwórz listę tokenów, zaznacz token, kliknij Unieważnij i potwierdź. Unieważniony token znika z listy i przestaje działać od razu.
Unieważnij token, gdy zmieniasz program, gdy odchodzi osoba, która go znała, i zawsze, gdy mógł wyciec. Traktuj go jak hasło: nie wysyłaj go e-mailem ani SMS-em i nie zapisuj na kartce przy kasie.
Częste pytania
Jak długo ważny jest token KSeF?
Do unieważnienia: KSeF nie ustala terminu ważności. Rozporządzenie (Dz.U. 2025 poz. 1815) wciąż wspomina 31 grudnia 2026 r.; Ministerstwo Finansów zapowiada, że tokeny zostaną bez terminu, a przepis zostanie zmieniony.
Gdzie jest MCU, w którym generowało się tokeny?
Moduł Certyfikatów i Uprawnień działał przed startem KSeF 2.0 i został wyłączony 1 lutego 2026 r. Tokeny generujesz teraz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Czy potrzebuję certyfikatu KSeF zamiast tokenu?
Do połączenia programu z KSeF wystarczy token. Certyfikat typu 2 jest potrzebny do oznaczania kodem QR faktur wystawionych offline i przekazanych nabywcy poza KSeF.
Zgubiłem token. Co teraz?
Tokenu nie da się ponownie wyświetlić. Wygeneruj nowy, wklej go w programie, a stary unieważnij na liście tokenów.
Czy księgowa może wygenerować token dla mojej firmy?
Tylko jeśli ma w Twojej firmie odpowiednie uprawnienia. Token może mieć wyłącznie te uprawnienia, które posiada osoba, która go generuje.
Ile tokenów można mieć?
Nie ma limitu. Warto mieć osobny token dla każdego programu i punktu, żeby unieważnić jeden bez wyłączania pozostałych.
Token wklejasz raz, faktury idą same
W Fixomacie faktura powstaje ze zlecenia i od razu trafia do KSeF, a faktury od hurtowni pobierają się i zamieniają w przyjęcie części na magazyn. Wystarczy token z uprawnieniami do wystawiania i przeglądania faktur.
Źródła
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. I: rozpoczęcie korzystania z KSeF (MF, 6.08.2026)
- Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (MF, 6.08.2026)
- KSeF 2.0: pytania i odpowiedzi (MF)
- Certyfikaty KSeF (MF)
- Etapy wdrożenia KSeF: wyłączenie KSeF 1.0 i MCU (MF)
- Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815
Stan prawny na 25 września 2026 r. Materiał informacyjny, nie porada podatkowa: szczegóły dla swojej firmy ustal z księgową.