Kasa fiskalna w serwisie GSM: od jakiej kwoty i kiedy od razu

Krótka odpowiedź

Same naprawy dla osób prywatnych mogą korzystać ze zwolnienia do 20 000 zł rocznie (netto). Sprzedaż telefonów, smartfonów, wyświetlaczy i innej elektroniki wymaga kasy od pierwszej transakcji, a jedna taka sprzedaż kończy zwolnienie dla całego serwisu. Naprawy opłacone w całości przelewem, z opisem, czego dotyczą, są zwolnione. Kasy wirtualnej serwis GSM używać nie może.

Limit 20 000 zł dla napraw

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902) zwalnia z kasy firmy, których sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku 20 000 zł. Limit liczy się bez VAT.

Firma, która zaczyna działalność w trakcie roku, liczy limit proporcjonalnie do liczby dni działalności. Po przekroczeniu limitu zwolnienie wygasa po upływie dwóch miesięcy od końca miesiąca, w którym to nastąpiło. Zwolnienia z rozporządzenia obowiązują do 31 grudnia 2027 r.

Naprawy telefonów, komputerów ani sprzętu RTV nie ma na liście usług wyłączonych ze zwolnień. Wyłączone są m.in. naprawy pojazdów, usługi fryzjerskie i kosmetyczne czy doradztwo podatkowe.

Sprzedaż telefonów i elektroniki: kasa od pierwszej transakcji

Paragraf 4 rozporządzenia wyłącza ze wszystkich zwolnień dostawę „wyrobów elektronicznych, w tym (...) telefonów, w tym smartfonów, smartwatchów, anten, wyświetlaczy, monitorów”, a także komputerów, tabletów, części do komputerów oraz nośników danych, np. kart pamięci. Kto sprzedaje takie towary osobom prywatnym, instaluje kasę przed pierwszą transakcją.

Najważniejsze dla serwisu: zwolnienie z limitu 20 000 zł traci moc z chwilą pierwszej sprzedaży towaru z tej listy (§ 5 ust. 2). Serwis, który sprzeda konsumentowi jeden telefon albo smartwatch, rejestruje od tej chwili na kasie także naprawy.

Przy akcesoriach bez elektroniki, takich jak etui czy szkło ochronne, rozporządzenie nie jest jednoznaczne. Ładowarki, kable i baterie łatwo uznać za wyroby elektroniczne. Jeśli sprzedajesz akcesoria, a chcesz zostać przy zwolnieniu, ustal to z księgową albo wystąp o interpretację.

Płatność przelewem

Załącznik do rozporządzenia (poz. 42) zwalnia usługi dla osób prywatnych, za które serwis dostał całą zapłatę na rachunek bankowy, jeśli z ewidencji i dowodu zapłaty jednoznacznie wynika, czego zapłata dotyczyła. Dotyczy to napraw: numer zlecenia w tytule przelewu spełnia ten warunek.

Dla telefonów i elektroniki z § 4 zwolnienie za przelew nie działa, nawet przy wysyłce kurierem. Przepisy nie mówią wprost, czy płatność kartą albo BLIK-iem przy ladzie jest zapłatą „za pośrednictwem banku”, więc na tej podstawie lepiej nie rezygnować z kasy.

Kasa wirtualna, kasa online

Kasę wirtualną (kasę w postaci oprogramowania) mogą stosować tylko branże z zamkniętej listy, m.in. przewóz osób, taksówki, gastronomia, noclegi i myjnie. Naprawy telefonów ani sprzedaży elektroniki na niej nie ma, więc serwis GSM kupuje kasę online. Kasę rejestrującą trzeba mieć przed pierwszą transakcją, która jej wymaga.

Faktura do paragonu i zmiany od 2027 r.

Firma dostanie fakturę do paragonu tylko wtedy, gdy na paragonie jest jej NIP (art. 106b ust. 5 ustawy o VAT). Za fakturę bez NIP na paragonie grozi sankcja w wysokości 100% VAT z tej faktury.
Klient indywidualny może zażądać faktury w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano naprawę albo zapłacono. Gdy prosi po miesiącu sprzedaży, wystawiasz ją najpóźniej 15. dnia od zgłoszenia żądania.
Do 31 grudnia 2026 r. paragon z NIP do 450 zł jest fakturą uproszczoną, a faktury z kasy fiskalnej nie idą do KSeF.
Od 1 stycznia 2027 r. paragon z NIP nie jest już fakturą uproszczoną: do takiego paragonu wystawiasz fakturę w KSeF. Kasa służy wtedy tylko do paragonów.

Co grozi za sprzedaż bez kasy

Za okres do rozpoczęcia ewidencji na kasie urząd może odebrać prawo do odliczenia części VAT: dodatkowe zobowiązanie wynosi 30% VAT naliczonego przy zakupach (art. 111 ust. 2 ustawy o VAT). Sprzedaż z pominięciem kasy albo bez wydania paragonu jest też przestępstwem skarbowym z art. 62 § 4 Kodeksu karnego skarbowego, a w wypadku mniejszej wagi wykroczeniem skarbowym.

Częste pytania

Od jakiej kwoty kasa fiskalna w serwisie GSM?

Przy samych naprawach dla osób prywatnych: po przekroczeniu 20 000 zł netto rocznie (proporcjonalnie w roku rozpoczęcia działalności). Przy sprzedaży telefonów i elektroniki: od pierwszej transakcji.

Czy sprzedaż etui wymaga kasy od razu?

Rozporządzenie wymienia wyroby elektroniczne; o akcesoriach bez elektroniki nie mówi wprost. Ładowarki, kable i baterie łatwo uznać za elektronikę. Ustal to z księgową albo wystąp o interpretację.

Czy mogę mieć kasę wirtualną w telefonie?

Nie. Kasę wirtualną mogą stosować tylko wymienione w przepisach branże, a naprawy telefonów i sprzedaż elektroniki do nich nie należą.

Czy naprawa opłacona BLIK-iem jest zwolniona z kasy?

Przepisy mówią o zapłacie za pośrednictwem banku lub SKOK z jednoznacznym opisem czynności. Czy płatność kartą lub BLIK-iem przy ladzie spełnia ten warunek, nie jest wprost przesądzone; pewne jest zwolnienie przy przelewie z numerem zlecenia w tytule.

Firma chce fakturę, a paragon jest bez NIP. Co teraz?

Fakturę na firmę do paragonu wystawisz tylko, gdy na paragonie jest jej NIP. Bez NIP ryzykujesz sankcję 100% VAT z faktury.

Co zmienia się w 2027 r.?

Paragon z NIP do 450 zł przestaje być fakturą uproszczoną, a wszystkie faktury, także do paragonów, wystawia się w KSeF.

Paragon albo faktura przy wydaniu

W Fixomacie przy wydaniu telefonu wybierasz paragon albo fakturę. Numer paragonu z Twojej kasy zapisujesz przy zleceniu, a faktura idzie do KSeF bez przepisywania.

Załóż konto serwisu Więcej poradników

Źródła

Stan prawny na 25 września 2026 r. Materiał informacyjny, nie porada podatkowa: szczegóły dla swojej firmy ustal z księgową.