Umowa kupna-sprzedaży telefonu: wzór PDF i DOCX

Wzór do pobrania

• PDFPusty wzór, 1 strona A4
• DOCXDo edycji w Wordzie
• DOCXWypełniony przykład, dane fikcyjne
• A4Otwórz i wydrukuj z przeglądarki

Co wpisać do umowy

1. 01
   StronyImię, nazwisko i adres sprzedającego; po stronie kupującego imię i nazwisko albo nazwa firmy, adres i NIP. Do tego numer telefonu sprzedającego do kontaktu.
2. 02
   Data i miejsceOd daty biegnie 14 dni na ewentualną deklarację PCC.
3. 03
   TelefonMarka, model, pamięć, kolor, numer IMEI odczytany kodem *#06# (w telefonie z dwiema kartami SIM oba numery) i numer seryjny.
4. 04
   Stan i akcesoriaWidoczne uszkodzenia, stan baterii, wymieniane wcześniej części, oddane akcesoria i dowód zakupu.
5. 05
   Cena i zapłataKwota liczbą i słownie, gotówka albo przelew. Przy gotówce sprzedający potwierdza odbiór podpisem.
6. 06
   Oświadczenia sprzedającegoTelefon jest jego własnością, nie pochodzi z przestępstwa, nie ma rat u operatora ani blokady, a konto Apple lub Google zostało usunięte.

Kodeks cywilny nie wymaga formy pisemnej przy sprzedaży rzeczy ruchomej, a własność przechodzi z chwilą zawarcia umowy (art. 535 i 155 KC). Serwis, który kupuje telefon w ramach działalności, potrzebuje jednak dokumentu zakupu do księgi przychodów i rozchodów: z nazwami i adresami stron, datą, przedmiotem i wartością oraz podpisami. Dowód wewnętrzny w tym przypadku nie wystarczy.

Jak sprawdzić telefon przed zakupem

• IMEI trzy razy: z ekranu (*#06#), z ustawień i z pudełka. Różnica to sygnał, żeby dopytać. Kalkulator IMEI wyłapie literówkę.
• Raty i status u operatorów: Orange, Play, Plus i T-Mobile mają strony, na których sprawdzisz numer IMEI w swojej bazie.
• Blokada konta: sprzedający przy Tobie wylogowuje się z konta Apple albo Google i przywraca ustawienia fabryczne. Po resecie telefon nie może pytać o poprzednie konto.
• Tożsamość i dowód zakupu: nazwisko i adres sprzedającego zgadzają się z okazanym dokumentem; faktura albo umowa od operatora to dodatkowy argument.

Dlaczego to ważne: jeśli telefon był kradziony i zostanie sprzedany przed upływem 3 lat od kradzieży, kupujący może uzyskać własność dopiero po upływie tych 3 lat (art. 169 § 2 KC). Kodeks karny karze też kupującego, który „na podstawie towarzyszących okoliczności powinien i może przypuszczać”, że rzecz pochodzi z przestępstwa (art. 292 § 1 KK, paserstwo nieumyślne). Zapisane sprawdzenia pokazują, że zachowałeś ostrożność.

Dane sprzedającego i RODO

Żaden przepis nie nakazuje kopiowania dowodu osobistego przy skupie telefonu. Nazwisko i adres są potrzebne do dokumentu zakupu, a numer okazanego dokumentu możesz zapisać w uzasadnionym interesie, np. na wypadek roszczeń. Unikaj skanowania dowodu: Prezes UODO wymaga, by kopiowanie dokumentów było poprzedzone analizą, czy jest naprawdę potrzebne. Obowiązki z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy dotyczą płatności gotówką od 10 000 euro, więc przy skupie telefonów zwykle nie wchodzą w grę.

PCC: kiedy i ile

Podatek od czynności cywilnoprawnych przy umowie sprzedaży płaci kupujący. Stawka wynosi 2% wartości rynkowej telefonu, nie ceny z umowy. Sprzedaż rzeczy ruchomej o wartości do 1000 zł jest zwolniona. Deklarację PCC-3 składasz i podatek płacisz w 14 dni od umowy.

Serwis, który kupuje telefony regularnie, może zamiast osobnych deklaracji złożyć zbiorczą deklarację PCC-4 do 7. dnia następnego miesiąca, jeśli w ciągu 14 dni zawarł co najmniej trzy umowy (art. 10 ust. 1a ustawy o PCC). Status podatnika VAT nie zwalnia z PCC: zakup od osoby prywatnej nie jest dla kupującego czynnością opodatkowaną VAT (tak m.in. interpretacja indywidualna 0111-KDIB2-3.4014.10.2024.1.JKU).

Zmiana w toku: Sejm uchwalił we wrześniu 2026 r. podniesienie progu zwolnienia z 1000 zł do 3000 zł (druk nr 3099). Zmiana wejdzie w życie 14 dni po ogłoszeniu ustawy; do tego czasu obowiązuje próg 1000 zł. Sprawdź datę ogłoszenia przed rozliczeniem.

Co dalej z kupionym telefonem

Telefon kupiony od osoby prywatnej serwis zwykle sprzedaje dalej w procedurze marży: VAT płaci tylko od różnicy między ceną sprzedaży a ceną zakupu. Zasady i kalkulator opisuje poradnik faktura VAT marża przy sprzedaży używanego telefonu.

Przy sprzedaży konsumentowi odpowiadasz za niezgodność telefonu z umową przez 2 lata, także przy telefonie używanym, i nie możesz tego skrócić. Znane wady, np. zużytą baterię, wypisz na umowie; jeśli klient wyraźnie i osobno je zaakceptuje, nie odpowiadasz za nie (art. 43b ust. 4 ustawy o prawach konsumenta).

W Fixomacie skup kończy się umową z podpisem sprzedającego na ekranie, numerem IMEI i listą sprawdzeń. Program przypomina o PCC powyżej 1000 zł, a po sprzedaży liczy VAT od marży i prowadzi ewidencję marży dla księgowej.

Częste pytania

Źródła

• Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795 (art. 155, 169, 535)
• Ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 191
• Proces legislacyjny: podniesienie progu PCC do 3000 zł (druk nr 3099)
• Kodeks karny, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 383 (art. 291–293)
• Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR, Dz.U. 2025 poz. 1299 (dowody zakupu)
• Ustawa o prawach konsumenta, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1244 (art. 43b, 43c)
• UODO: kopiowanie dokumentów tożsamości

Stan prawny na 25 września 2026 r. Materiał informacyjny, nie porada podatkowa: szczegóły dla swojej firmy ustal z księgową.

Powiązane materiały

• Numer IMEI: gdzie go znaleźć i jak sprawdzićKalkulator cyfry kontrolnej i strony operatorów.
• Faktura VAT marża przy sprzedaży telefonuVAT od marży, faktura, KSeF i JPK.